Hoe jij als organisatie hybride werken faciliteert

De manier waarop we werken wordt steeds flexibeler. Dit komt onder andere door de technologische vooruitgang en ook covid is hierin een belangrijke speler geweest. Het hybride werken, waarbij medewerkers zowel op kantoor als op afstand werken, is niet meer weg te denken uit het werkende leven. Voor organisaties is het belangrijk om deze manier van werken te omarmen en is het essentieel om effectieve strategieën te implementeren voor een goede werkomgeving. In deze blog nemen we je mee in hoe jij zo optimaal mogelijk hybride werken kunt faciliteren.

De voordelen
Hybride werken heeft verschillende voor- en nadelen. We hebben de belangrijkste voor je op een rijtje gezet.

1. Flexibiliteit
   Het werken op afstand geeft medewerkers veel flexibiliteit. Zo kunnen ze hun werkuren beter indelen en zorgt het voor een betere werk-privébalans. ’s Ochtends voor het werken sporten in plaats van een uur te reizen naar werk? Check!
2. Talentaantrekkelijkheid
   Als je als organisatie hybride werken faciliteert, zul je merken dat je aantrekkelijker in de arbeidsmarkt ligt. Wel zo handig voor het aantrekken van nieuw talent.
3. Kostenbesparing
   Zowel werkgevers als werknemers profiteren van kostenbesparingen door regelmatig thuis of op afstand te werken. Denk aan lagere reiskosten en mogelijk lagere kosten voor het huren van kantoorruimtes.
4. Productiviteit
   Het werken op kantoor is vaak gezellig. Een praatje bij het koffiezetapparaat en een gezellige lunch met je collega’s. Maar veel werknemers vinden het fijn om af en toe een dag geconcentreerd te kunnen werken zonder afleidingen en onderbrekingen. Dit draagt bij aan een betere algehele productiviteit.

De nadelen
Hoewel de nadelen niet opwegen tegen de voordelen, is het toch goed om bewust te zijn van de minder positieve punten. Volgens ons zijn dat de onderstaande drie.

1. Teamgevoel
   Het werken op afstand zorgt ervoor dat het moeilijker kan zijn om een sterk teamgevoel te creëren én te behouden. Daarom blijft het belangrijk om regelmatig met z’n allen samen te komen tijdens een vrijdagmiddagborrel of een uitje.

2. Communicatie-uitdagingen
   We kennen het allemaal: een mailtje of een appje die anders overkomt dan bedoeld. Het kan uitdagend zijn om met elkaar goed te communiceren op afstand. Toch zijn er gelukkig mogelijkheden die je kunt inzetten zoals (video)bellen en Teams.

3. Managen van een hybride team
   Wanneer teams regelmatig hybride werken, vraagt dit van jou als werkgever nieuwe managementvaardigheden en strategieën. Je moet er immers voor zorgen dat alle teamleden betrokken blijven en goed blijven presteren.

Starten met hybride werken
Het faciliteren van hybride werken in een organisatie vereist een goede planning en implementatie. Zo zorg je ervoor dat zowel de medewerkers als jouw organisatie goed kunnen functioneren. Hieronder vind je een stappenplan om te starten met het faciliteren van hybride werken.

Analyseer de huidige situatie
Laten we beginnen bij het begin. Bekijk en beoordeel eerst de huidige werkomgeving, de IT-infrastructuur en de beleidsregels. Bekijk welk werk en welke functies goed vanuit huis uit te voeren zijn en welke niet.

Inventariseren van de wensen en behoeften van de medewerkers
Bespreek met jouw medewerkers of zij specifieke wensen en/of behoeften hebben ten opzichte van thuiswerken. Neem dit mee in de implementatie van hybride werken.

Technologische basis
Wat is het allerbelangrijkst om werken op afstand optimaal te ondersteunen? Juist! Zonder een goede technologische basis kom je nergens. Het is dus van belang dat alle medewerkers toegang hebben tot betrouwbare communicatie- en samenwerkingstools. Start dus met het investeren in goede videoconferentiesystemen, cloudopslag en projectmanagementtools om de samenwerking te bevorderen.

Train je medewerkers
Om effectief hybride te werken kan het nodig zijn om je medewerkers te leren hoe ze productief op afstand werken. Daarnaast is het belangrijk om hen te trainen zodat ze gezonde werk-privébalans behouden.

Duidelijke communicatie en verwachtingen
In een hybride werkomgeving is transparante communicatie cruciaal. Zorg daarom dat je alle verwachtingen duidelijk definieert en communiceert naar je medewerkers. Praat met elkaar over de verwachte beschikbaarheid, communicatiemiddelen en deadlines. Creëer een centrale plek voor het delen van belangrijke informatie en updates. Zo blijft iedereen op de hoogte, of ze nou vanuit huis of kantoor werken.

Evolueer regelmatig
Op afstand werken blijft een dynamisch proces. Zorg dat je bijblijft met de tijd, veranderingen en nieuwe ontwikkelingen. Pas hierop je beleid aan en neem hierin ook de ervaringen en veranderende behoeften van je medewerkers mee.